Como otimizar a gestão de estoque?

Toda empresa, seja ela pequena ou grande, quer crescer e expandir suas operações. E, à medida que essa expansão ganha corpo, é natural que surjam novos desafios e problemas a serem solucionados.

Um elemento da administração que costuma gerar dores de cabeça entre empreendedores e gestores é a utilização eficiente do estoque da empresa: como aproveitar ao máximo o espaço de que disponho? Como garantir que as mercadorias sempre estejam disponíveis? Como otimizar a gestão de estoque da minha empresa?

Pensando nestes desafios enfrentados por qualquer empresa em fase de crescimento, preparamos este artigo no qual você vai saber exatamente o que é uma boa gestão de estoque.

Além disso, verá quais as principais tarefas a serem executadas pelo gestor, por que essa gestão é importante, quais os problemas que podem advir de uma má gestão de estoque, e como você pode implementar uma gestão eficiente também na sua empresa. Acompanhe-nos!

O que é gestão de estoque

A ideia central de uma boa gestão de estoque (também chamada otimização de estoque ou otimização de inventário) é tornar o estoque de sua empresa o mais enxuto e eficiente possível. Esse processo de melhoria do inventário diz respeito ao tamanho do estoque e ao fluxo de entrada e saída de mercadorias.

A bem da verdade, existem inúmeras formas de realizar uma gestão eficiente dos recursos de uma empresa, e cada situação específica requer uma estratégia personalizada.

Entretanto, existem algumas linhas e objetivos gerais que permeiam a boa administração e que devem estar sempre presentes na nossa estratégia de otimização de inventário, não importa o tamanho da empresa ou sua linha de atuação. Esses preceitos são:

  • garantir que não haja falta ou acúmulo de nenhum produto;
  • auxiliar o controle das finanças da empresa;
  • organizar e otimizar o espaço físico da empresa.

Dessa forma, podemos ver claramente que uma gestão eficiente do estoque gira em torno de três grandes eixos: mercadorias (ou produtos), finanças (ou caixa da empresa) e armazenamento (ou espaço físico).

Principais tarefas da gestão de estoque

Agora que já compreendemos do que se trata a gestão do estoque, vejamos agora quais as principais funções e atribuições da pessoa responsável por essa gestão, seja você mesmo ou um estoquista dedicado:

  • elaborar um inventário de todo o estoque da empresa e registrá-lo em uma ficha de controle de estoque;
  • registrar nessa ficha informações como: quantidade de produtos, custo por cada unidade e valor total das mercadorias adquiridas e vendidas;
  • confirmar periodicamente se os dados constantes no controle de estoque batem com as quantidades de mercadorias disponíveis;
  • realizar cálculos de custo dos itens restantes no estoque.

Esses controles devem ser feitos de forma periódica e com bastante esmero, uma vez que representam grande parte dos custos da maioria das empresas. Também é importante que o responsável pela gestão do estoque aplique esses controles tanto para a entrada quanto para a saída de produtos da empresa.

A importância de uma gestão de estoque eficaz

O estoque representa um dos fatores de mais elevado custo na operação de uma indústria ou de uma empresa varejista.

Além de impactar diretamente os custos de produção do seu produto (comendo assim uma parte de seus lucros), um estoque mal gerido também eleva seus gastos com energia e pessoal, além de ocupar um espaço maior nas suas instalações.

Dessa forma, um inventário otimizado e atualizado é capaz de gerar economias em diversos setores da sua operação, potencializando muito seus lucros e dando à sua empresa a capacidade de oferecer preços mais competitivos que a concorrência.

Problemas gerados pela falta de otimização de estoque

Infelizmente, ainda é muito comum que pequenos e médios empreendedores considerem a falta gestão eficaz de seus inventários como um problema menor, não lhe conferindo a devida atenção.

Há também aqueles que acreditam que um investimento em otimização de inventário é supérfluo e não oferece um retorno elevado sobre o investimento.

Entretanto, algumas falhas graves podem advir de uma gestão desleixada do inventário de sua empresa, chegando mesmo a causar o encerramento das atividades empresariais em casos mais extremos.

Um problema comum encontrado em estoques mal gerenciados é a compra excessiva de determinados materiais. Além de gerar um gasto desnecessário, o acúmulo de matérias primas costuma diminuir a produtividade da sua equipe e, no caso de insumos perecíveis, corre-se o risco de a mercadoria expirar antes mesmo de ser utilizada.

O contrário, porém, é igualmente perigoso: insumos comprados abaixo do que seria ideal costumam acabar antes do previsto, ocasionando atrasos no cumprimento das demandas da empresa. Outra consequência indesejável é a compra emergencial de insumos, feita às pressas e sem tempo para procurar os preços mais atrativos.

Como implementar uma gestão de estoque eficiente

Agora que já conhecemos a importância de uma boa gestão e os perigos aos quais nos sujeitamos quando não nos preocupamos em otimizar nosso inventário, vamos ver algumas dicas de como otimizar a gestão de estoque na sua empresa e cortar custos desnecessários.

1. Acompanhe os 20% que geram 80%

Há um princípio estatístico segundo o qual 20% das ações geram 80% dos resultados. Esse princípio, chamado Princípio de Pareto, se aplica também ao seu estoque. Portanto, ao fazer a análise periódica do inventário, dedique especial atenção aos seus carros-chefes: os 20% de produtos que geram 80% de receita.

2. Conheça seu cliente

Hoje temos à nossa disposição ferramentas de análise de dados capazes de nos dar informações detalhadas acerca de nossos clientes quase que instantaneamente. De posse desses dados, o empreendedor pode criar promoções e campanhas personalizadas para liquidar itens parados em seu estoque.

3. Defina um estoque mínimo

Definir uma quantidade mínima para cada item em seu estoque vai evitar que seus produtos faltem nas prateleiras ou que suas encomendas sofram atrasos.

4. Controle as datas de validade

Se você trabalha com produtos perecíveis ou que se deterioram rapidamente, crie um sistema que avise quando determinado lote estiver próximo ao vencimento. Vale a pena reduzir preços para não deixar os produtos expirarem e renovar seu estoque.

E agora, já sabe como otimizar a gestão de estoque de sua empresa? Se você gostou dessas dicas e deseja receber mais conteúdos como esse, curta as páginas da Take Coffee e fique à frente da concorrência.

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